بایدها و نبایدهای جلسات اداری

بایدها ونبایدهایجلسات اداری

چند نکته در مدیریت جلسات اداری

 جلسه های طولانی و کسالت بار که نتیجه ای جز خمیازه کشیدن حاضران ندارد بخش جدایی ناپذیر کار و زندگی بیشتر مردم است ولی تا به حال به این فکر کرده اید که چطور می شود کسالت را از بین برد و همین جلسه های خسته کننده را به جلسه های مفید تبدیل کرد. جلسه ها واقعیت زندگی مدرن امروز هستند، خواه شما فقط ۳نفر باشید که در حال برنامه ریزی برای راه اندازی یک کار هستید و خواه یک شرکت روبه رشد با صدها نیروی انسانی باشید.

اما نکته این است که تمام مدیران برای مدیریت و کنترل این جلسه ها متولد نشده اند و به عبارت بهتر این کاره نیستند. خیلی ها توجه نمی کنند همین موضوع جلسه های کاری خسته کننده، می تواند تا چه حد زیانبار باشد. چنین جلسه هایی نه تنها زمان مفید کاری را هدر می دهند بلکه جو رقابتی را نیز از بین می برند و خلاصه فاتحه بازدهی را می خوانند!

جان پتز، مشاور امور بازرگانی و نویسنده «کتاب جلسات کسالت بار»، می گوید: «زمان در جریان است. از جلسه های خود بیشتر چیز یاد بگیرید یا اینکه از گذاشتن جلسه های بیش از حد و تکراری دست بردارید. اگر قصد دارید کارمندان تان را به دلیل حضور در یک جلسه، از وظایف شان بیرون بکشید و کارشان را متوقف کنید، لازم است درباره تک تک نتایج آن با دقت فکر کنید تا برایتان شفاف باشد.»

اگر شرکت یا تیم شما از سندرم جلسه های بد یا بی خاصیت رنج ببرد، شما چطور متوجه می شوید؟ جدا از نشانه های بارز مثل فقدان تماس چشمی کارمندان هنگامی که صحبت می کنید، اسلایدهای پاورپوینت بی شمار، گفت وگوهای یواشکی یا زیرمیزی یا پیامک رد و بدل کردن های پنهانی در طول سخنرانی شما، شاخص های دیگری هم برای جلسه های نابارور وجود دارد که خوب است آنها را بشناسید:

۱ کارکنان، جلسه را بدون هیچ نتیجه گیری مشخصی و قبل از پایان آن ترک می کنند.

۲ بحث هایی که در طول جلسه ها انجام می شود، تصمیمات مورد نظر را رهبری نمی کند (یعنی بحث ها کاملا بی ربط و پرت از هدف جلسه است).

۳ اتاق های فکر تبدیل به جلسه های شکایت از ایده های تکراری و غیرعملی می شود که برای بعضی ها ژست باهوش بودن را به دنبال دارد.

۴ جلسه تکرار مکررات است. تکرار یکسری امور بدون اینکه بهتر یا حتی کمی متفاوت شود و همان دستاوردهای جلسه های قبلی به دست می آید و نتیجه اش مشتی نامه نگاری تکراری است.

۵ گاهی کارکنانی را که حضورشان الزامی نیست، دعوت می کنید و به قول «پتز» سندرم فوق دعوت!

از بین بردن عادت جلسه های کسالت آور چندان هم دشوار نیست؛ فقط باید به ۲ نکته اساسی توجه کنید:

هدف خود را تعریف کنید

پتز می گوید: «برنامه ریزان جلسه یا سازمان دهندگان نشست لازم است دو مورد را درنظر داشته باشند؛ اول اینکه خط مشی اصلی شرکت مشخص شود و تصمیمات و وظایف مربوط به یک پروژه بزرگ را بدانند. دوم اینکه نتیجه نهایی را حدس بزنند و بدانند چه کسی دستاورد این جلسه را عملی خواهد کرد.»

به عنوان مثال، به تازگی پتز در جلسه ای حضور داشت که هدف آن کاهش دادن فهرست ۵نفره فروشندگان به ۲نفر بوده است. پتز معتقد است اگر هدف جلسه، به سادگی بحث کردن درباره محاسن و معایب فروشندگان بود، هدفش مبهم یا نامعلوم می شد و نتیجه جلسه هم که همان انتخاب فینالیست ها یعنی ۲نفر فروشنده بود، به دست نمی آمد اما با ارائه یک فهرست کوتاه از هدف مورد نظر و تعیین زمان محدود برای شرکت کنندگان برای تبادل نظر، گروه خیلی زود به یک توافق کارآمد رسید؛ یعنی بعد از پایان زمان مشخص می دانستند چه کسانی باید باقی بمانند؛ «من می گویم ۹۹درصد مردم انجام کار روی نتیجه نهایی را نادیده می گیرند. اگر شما نتیجه نهایی را داشته باشید یعنی بدانید هدف از نشست چیست، می توانید جلسه را سر موقع به اتمام برسانید.»

به این سؤال ها جواب دهید

جلسه ها اهداف متفاوتی دارند. آیا جلسه های کوتاه هفتگی شما با اطلاعات جدید به روز می شوند یا در یک قالب قدیمی تکرار می شوند؟ آیا این جلسه ها مشکل گشا هستند یا فقط زمینه ای برای بحث و گفت وگو؟ آیا حداقل کمکی به تقویت روحیه کارمندان شما خواهد کرد؟ آیا قرار است شما یک مدیریت ارشد از خودتان بسازید و نتایج از پیش تعیین شده را اعلام کنید یا جلسه های شما ترکیبی از آرا و نظرات را یکی می کند و به یک نتیجه واحد می رسد؟

 برای انتخاب قالب درست باید قبل از تشکیل جلسه به این سؤال ها جواب بدهید تا تکلیف تان را با خودتان روشن کنید. به گفته «تاد چرچس»، مشاور اقتصادی بسته به هدف جلسه و روشی که انتخاب می کنید، ممکن است شما احتیاج به تجدید نظر درباره جلسه داشته باشید.

مشکلاتی که در مورد برپایی جلسه های استاندارد وجود دارد از این سؤال نشأت می گیرد که چه کسی قرار است جلسه را هدایت کند و اینکه آیا جلسه برپایه گفت وگوی دوطرفه است یا تنها ارائه ای است یک نفره؟

لازم است برنامه ریز جلسه انتظارات را مشخص کند. اگر جلسه بر پایه سخنرانی است و یک نفر قرار است وظایف یا مسئولیت های جدید را شرح دهد یا اینکه بعضی اخبار را به اطلاع همگان برساند، این نوع نشست با نشستی که در آن اساس بر گفت وگوی دوطرفه است، فرق می کند.

جایی که ممکن است نیاز باشد حضار با شماره گذاری حاضر شوند، یعنی هرکس شماره مشخص داشته باشد و از قبل برای ارائه ایده خودش به صورت انفرادی یا نتایج تحقیقات آماده شود، باید از قبل اطلاع رسانی شود تا اعضا تحقیقات لازم را درباره بحث انجام دهند و برای ارائه انفرادی آماده شوند. قطعا چنین گروهی می تواند پیشرفت جمعی ایجاد کند.چرچس می گوید: «شما باید به مردم اجازه بدهید که اگر تکلیفی برای انجام دادن دارند از قبل بدانند، در غیراین صورت آنها این ناآمادگی شان را با عقب نشستن و نیز رفتار تماشاگرانه به گونه ای که انگار در سینما هستند به نمایش می گذارند.»

یک جلسه خوب مثل یک گفت وگوی مهیج است که اشتیاق کارکنان را برمی انگیزد و آنها را به شدت هیجان زده و مشتاق می کند. چنین کارمندانی در پایان جلسه گام بعدی کار برایشان شفاف می شود و احساس کسالت نمی کنند. یک جلسه بد درست مثل یک شام طولانی اجباری و ناراحت کننده است حتی اگر با رعایت تمام قوانین برگزار شود.