اصول برگزاری نشست

اصول برگزاری نشست

نویسنده: بهرام جلیل‌خانی مدرس دانشگاه

مقدمه:

در دنياي امروز بخشي از زندگي و ساعات گرانبهاي عمر همه ما در جلسات سپري مي‌شود. برگزاري جلسات جزء جدائي ناپذير دنياي سازماني ما است. برگزاري اين گونه جلسات با هزينه‌هاي سنگين همراه هستند كه مهمترين بخش اين هزينه‌ها، وقت گرانبهاي مديران و اعضاي شركت كننده در جلسات است. اگر چه گاهي در نظام اداري ما برگزاري تعداد جلسات به عنوان يكي از شاخص‌هاي موفقيت در ارزيابي عملكرد تبيين شده است، ولي از نظر اصولي تا حد امكان از تشكيل جلسات بايد خودداري گردد و سعي گردد مسائل از راه‌هاي كم هزينه‌تري حل و فصل شود. بر پايي يك جلسه هم مي‌تواند به ياري مديران بشتابد و راهگشا باشد و هم مي‌تواند بهترين ساعات كاري آنها را هدر دهد.

اصولاً جلسه به چه منظوري برگزارمي شود؟ پاسخ بايد گويا و هدفمند باشد.اگر در فكر تشكيل جلسه‌اي هستيد،اول از خودتان بپرسيد :

2-1- آيا مقصود روشن و مهمي براي تشكيل جلسه وجود دارد؟ (هيچ وقت به دليل اينكه چون هر صبح شنبه جلسه داشته‌ايد يا اگر موري براي بحث نداريد جلسه تشكيل ندهيد).

2-2. جلسه شما ممكن است براي كداميك از منظورهاي زير تشكيل شود ؟

1- اشتراك تجربه

2- كسب اطلاعات از ديگران

3- دادن اطلاعات به ساير افراد

4- آموزش تحرك ذهني براي نظريه‌هاي جديد

5- حل مشكلات

6- ارزيابي پيشنهادات

7- تصميم‌گيري

8- طرح شكايات

9- پند گرفتن

10- به ديگران پند دادن

11- بالا بردن روحيه گروه

12- تعيين هدف / تاريخ اتمام كار

13- مشورت براي نحوه استفاده از سود حاصله

14- ساير موارد (ذكر كنيد)

2-3- آيا مي‌دانم كداميك از منظورهاي فوق از همه مهمتر است؟ در موارد ذيل جلسه تشكيل ندهيد :

-         اگر نمي‌دانيد از نظرات ديگران چه مي‌خواهيد

-         مطلب به خصوصي براي گفتگو نداريد

-         به نظرات ديگران احتياجي نداريد

-         ازجلسه به عنوان جايگزين كار استفاده شود

-         اگر كاري كه مي‌خواهيد انجام دهيد تصميم خود را گرفته‌ايد

-         اگر دخالت ديگران برنامه شما را پيچيده‌تر كند

-         براي تصديق كوركورانه نباشد    

درهريك ازمواردفوق بهترين راه حل براي شما همان لغو جلسه است، زيرا انجام ندادن بسياري از فعاليت‌هايي كه انجام مي‌دهيد خود نوعي بهره وري است.

در موارد ذيل برگزاري جلسات توصيه مي‌شود :

-         مي‌خواهيد اطلاعاتي را در اختيار عده زيادي قرار دهيد،

-         به آراي ديگران در مورد ايده خود نيازمنديد،

-         به موافقت يكپارچه اعضاء احتياج داريد،

-         اگر در رابطه با ايده‌اي مي‌خواهيد به اعضاء انگيزه و نيرو بدهيد.

برگزاري جلسات در نظام اداري اجتناب‌ناپذير است اما چه كنيم كه كمتر جلسه برگزار شده و جلسات تشكيل شده نيز در زمان كم و اثربخش باشد .

اداره جلسه :

      از برگزاري جلسات در سازمانها زياد انتقاد مي‌شود.جلسات متعددي تشكيل مي‌شود كه باعث اتلاف وقت با ارزش مي‌شود و با در نظر گرفتن حقوق افراد شركت كننده در آنها ،گران تمام مي‌شود. جلسه فرصت زيادي براي افراد ورّاج ايجاد مي‌كند. جلسه باعث كند شدن سرعت تصميم‌گيري و كم شدن شهامت افراد براي توكل و تهور مي‌شود. در آنها روي چيزهاي پيش پا افتاده بحث مي‌شود و موارد حقيقي ناديده گرفته مي‌شود و غيره.

      در عين حال بسياري از كارهاي سازمان نمي‌تواند بدون طرح در جلسات انجام شود. جلسات ما را قادر به همفكري و كسب اطلاعات از يكديگر مي‌كنند. جلسه مي‌تواند اطمينان دهد افرادي كه نقطه نظرات مخالفي دارند از طرح آنها در جمع احساس رضايت مي‌كنند. آنها مي‌توانند منتج به ساخته شدن گروهها و هماهنگ شدن بهتر فعاليتها شوند. آنها مي‌توانند نظرات و راه‌حل‌هاي بهتري نسبت به راه‌حل‌هاي افراد وقتي به طور جداگانه كار مي‌كنند ارائه دهند و غيره.

      دلايل زيادي براي بي‌فايده شدن جلسات وجود دارد. براي مثال ممكن است تشكيل جلسه لازم نباشد يا در وقت مناسبي تشكيل نشود يا كنترل ضعيفي داشته باشد. اما واقعيت اصلي اين است كه جلسات اجتناب‌ناپذيرند. پس چگونه مي‌توانيم بدون گرفتار شدن در دام، تمام فوايد را درو كنيم. پاسخ اين است كه بايد جلسات را خوب ترتيب دهيم، اعم از اينكه رئيس جلسه يا فقط شركت كننده آن هستيم. بايد به چهار جنبه اصلي جلسات توجه كنيم :

ارزیابي جلسه

تشكيل جلسه

رياست بر جلسه

شركت در جلسه

      به همين منظور آسيب‌شناسي از چگونگي برگزاري جلسات، مديريت جلسات و اقدامات بعد از برگزاري جلسات لازم و ضروري است و بايد به دنبال يافتن پاسخ سئوالات ذيل باشيم ؟ آيا جلساتي كه برگزار مي‌شوند ضرورت دارند ؟ آيا جلسات بر اساس اهداف مشخص تشكيل مي‌شوند ؟ آيا زمان شروع و پايان جلسات در دعوت نامه‌ها قيد مي‌شوند ؟ آيا زمان برگزاري جلسات مناسب است ؟ آيا زمان مشخص بر هر يك از دستورات كار جلسات مشخص مي‌شود ؟ آيا مستندات لازم و انتظارات به مدعوين اطلاع‌رساني مي‌شود ؟ آيا دستور كار جلسات بر اساس اهميت تنظيم مي‌شوند ؟ مدت زمان ارسال دعوت به جلسات چند روز است ؟ فاصله زماني بين ارسال و دريافت صورت‌جلسات توسط مدعوين چقدر است ؟ آيا جلسات در زمان مشخص شده برگزار مي‌شوند ؟ آيا جلسات در زمان مقرر به اتمام مي‌رسند ؟ آيا همه دستور كارها بررسي مي‌شوند ؟ ميزان تأخير در شروع جلسات چقدر است ؟ چند درصد شركت كنندگان خودشان شخصاً شركت نكرده‌اند ؟ آيا جلسات بر اساس دستورالعمل‌ها پيش مي‌روند ؟ ميزان مشاركت اعضاء چقدر است ؟ چقدر وقت جلسه رارئيس جلسه مي‌گيرد ؟ چقدر وقت جلسه رادبير جلسه مي‌گيرد ؟ فاصله زماني براي ارسال صورت جلسات چقدر است ؟ ميزان رضايت اعضاء جلسه چقدر است ؟ چرا تعدادي از اعضاء به صورت فعالانه در دستور كار جلسات مشاركت نمي‌كنند ؟

جلسات بي حاصل احتمالاً بزرگترين عامل اتلاف وقت در موسسات دولتي و بازرگاني است. جلسات بخش ناگزيري از محيط هاي كاري مدرن است ولي برگزاريهاي آنها بايد ضروري تشخيص داده شده و مفيد باشد در غير اين صورت به هيچ وجه نبايد جلسه تشكيل شود. از توصيه هاي زير براي اثر بخشي جلساتتان استفاده كنيد.

• اهداف جلسه را مشخص كنيد: در طول مدت جلسه چه كار انجام خواهيد داد. هدفتان چيست؟  

• دستور جلسه تنظيم كنيد : تقريباً دليل شكست همه تلاشها ناشي از عدم برنامه ريزي آگاهانه است و جلسات نيز از اين قاعده مستثني نيستند.قبل از اينكه هر كس موضوعي را به جلسه تحميل كند. يك دستور كلي براي جلسه تهيه كنيد.  

• شركت كنندگان در جلسه را محدود سازيد: معمولاً وقتي تعداد شركت كننده افزايش مي بابد ، جلسه كم بازده مي شود. بنا براين،. موقع تصميم گيري در مورد تعداد افراد شركت كننده در جلسه ، سخت گير باشيد.  

• بر موضوعهاي دستور جلسه تمركز كنيد: معمولاً جلسات موقعي مفيد و اثر بخش مي شود كه توجه افراد به موضوعهاي دستور جلسه تمركز شود.  

• وقت شناس باشيد: اگر قرار است جلسه اي در ساعت 8 شروع شود ، آن را درست سر ساعت 8 شروع كنيد.  

• زمان اتمام جلسه را تعيين كنيد: جلسات نه تنها بايد به موقع شروع شود بلكه بايد به موقغ نيز تمام شود.  

• زمان جلسه را تعيين كنيد: بهترين زمان براي برگزاري جلسات ساعت 11 صبح و 4 بعد از ظهر است.  

• جلسه را بدون وقفه اجرا كنيد: هرگز اجازه ندهيد در جلسه وقفه اي ايجاد شود مگر اينكه وضع اضطراري به وجود آيد.  

• بلند شويد و ايستاده صحبت كنيد: اگر شما نيازمند يك جلسه كوتاه هستيد كه بيش از 10 دقيقه به طول نمي انجامد سعي كنيد ايستاده جلسه را اجرا كنيد.  

• مكان مناسبي براي جلسه انتخاب كنيد: محل جلسه بر روي چگونگي كاركرد جلسه تاثير دارد. محل مناسب جلسه ، جلسه خوبي را تضمين نمي كند ، اما اتاق جلسه نا مناسب به بد شدن جلسه كمك مي كند.