مديريت اثربخش جلسات

مديريت اثربخش جلسات

مديريت اثربخش جلسات

خلاصه:دردنياي امروز به دليل پيچيدگي ساختارها و فعايتهاي سازمانها مديران براي انجام بهتر وظايف و اداره موثر سازمان جلساتي را به منظور همفكري و تعامل باسايراعضاء جهت تبادل اطلاعات و اتخاذ تصميمات برگزار مي نمايند. اين جلسات زماني به بهبود و كارائي سازمان منجر خواهد شد كه از مديريت مناسب برخوردار باشد. درمقاله حاضر ابتدا تعريفي از جلسه سپس انواع و اركان جلسه همراه با وظايف آنها ارائه خواهد شد. درضمن موانع و مشكلات جلسات و نيز اثربخشي جلسات را عنوان خواهيم نمود.

مقدمه:

دردنياي امروز به دليل پيچيدگي ساختارها و فعايتهاي سازمانها  مديران براي انجام بهتر وظايف و اداره موثر سازمان  جلساتي را به منظور همفكري و تعامل باسايراعضاء جهت تبادل اطلاعات و اتخاذ تصميمات برگزار مي نمايند. اين جلسات زماني به بهبود و كارائي سازمان منجر خواهد شد كه از مديريت مناسب برخوردار باشد. درمقاله حاضر ابتدا تعريفي از جلسه سپس انواع و اركان جلسه همراه با وظايف آنها ارائه خواهد شد. درضمن موانع و مشكلات جلسات و نيز اثربخشي جلسات را عنوان خواهيم نمود.

تعريف جلسه :

درفرهنگ معين جلسه را به معني يك بار نشستن  درفرهنگ دهخدا جلسه اجتماع جمعي از مردم براي انجام امري با شنيدن نطق و داشتن يك رئيس تعريف شده است .

جلسه عبارتست از گردهمايي افراد مشخص كه ازطريق بحث و گفتگو پيرامون يك موضوع يا موضوعات مختلف براي رسيدن به يك هدف يا اهداف گوناگون درزمان ومكان معين .

انواع جلسات:

1-    جلسه حل مساله : دراين جلسه آنچه اهميت دارد اين است كه وضعيت موجود بايد تغيير يابد تا مشكل حل شود. مشكل ميتواند شامل ابهام در مورد يك سري مقررات جديد  نداشتن نام براي محصول و ... باشد.( جلسه حل مسئله برخورد با مساله است والزاما" تصميم گيري نيست )

2-    جلسه تصميم گيري : دراين جلسات هدف تصميم گيري نهائي است . تعداد اعضاء گروه نبايد كمتر از15 نفر باشد. و قبل از جلسه بايد اطمينان حاصل شود كه همه افراد از نحوه تصميم گيري آگاه هستند و آن را قبول دارند.

3-    جلسه گزارش دهي واطلاع رساني : درصدي از جلسات اداري مخصوص گزارش دهي و استفاده از اطلاعات است . هدف از اين جلسات حصول اطمينان از انجام كارها ميباشد. ازطريق مبادله اطلاعات كاركنان مي توانند مشكل سازمان خودرا حل و فصل نمايندو ازطرفي مدير از تمام دانشها و تجربيات اعضاء به منظور پيشبرد اهداف سازمان  استفاده مي نمايد. مبادله اطلاعات ( از بالا به پائين) نسبت به مبادله اطلاعات افقي( ميان مقامات همسطح) از اهميت بيشتري برخورداراست .

4-    جلسه ارزيابي : درچنين جلساتي افراد زيادي اظهار نظرو پيشنهاد ارائه مي كنند. اين گونه جلسات بايد سازمان يافته و برنامه ريزي شده باشد.

اركان جلسه :

اركان جلسه عبارتند از رئيس  دبير و عضو

رئيس جلسه:كسي است كه تمايل افراد را درراه رسيدن به هدفهاي جلسه جلب مي نمايد وي دستور نمي دهد بلكه تعادل بين هدفهاي فردي و گروهي را برقرار مي سازد و درخاتمه جلسه نظرات اعضاء را گردآوري  تلخيص و استنتاج مي نمايد.

وظايف رئيس جلسه:

-ايجاد محيط آرام جهت بحث و گفتگو

- هدايت جريان بحث و مذاكره بطور صحيح

- ايجاد فرصت جهت ارائه نظرات كليه اعضاء

- حفظ بحث و مذاكره درحدود دستور جلسه

- ارائه خلاصه پيشرفت مذاكره

- ايجاد و حفظ نظم درجلسه

- استفاده از توانائيهاي خاص افراد درجلسه

- جلوگيري از عوامل بازدارنده

- شروع و ختم به موقع جلسه

دبير جلسه: كسي است كه نسبت به تنظيم دستور جلسه واعلام آن به اعضاء اقدام نموده و درنگهداري سوابق و تمهيدات برگزاري جلسه تلاش نمايد و حكم منبع اطلاعاتي را دارد كه هروقت اعضاء سوالي داشته باشند پاسخ روشن بدهد.

وظايف دبير جلسه:

- سوابق و مدارك لازم را درصورت نياز جهت ارائه آماده داشته باشد

- قبل ازتشكيل جلسه از آماده بودن وسايل و لوازم مورد نياز اطمينان حاصل نمايد

- مطمئن باشدكه كليه اعضاء جلسه آگاهي لازم را دررابطه با موضوع  زمان و مكان برگزاري جلسه را داشته باشد

- درتمام طول مدت جلسه ضمن يادداشت و يا ضبط مطالب ارائه شده از سوي اعضاء براي ارائه مدارك و سوابق امر آماده باشد.

- اطمينان حاصل كند كه عينا" ارائه راه كار و راه حل يك مشكل را كه توسط يك عضو جلسه ارائه شده يادداشت كرده باشد.

- رازدار و محرم جلسه است نبايد مطالبي كه دراختيار دارند را برله و يا عليه ساير اعضاء بطور مستقيم يا غير مستقيم استفاده كند

- پس از تنظيم صورتجلسه نسبت به ارسال به كليه اعضاء اقدام نمايد

- مواردي كه درجلسه بعد بايد عنوان گردد نسبت به ثبت آن اقدام نمايد

- اگر به افراد عضو درجلسه مسئوليتهايي محول شده پيگيري واقدام نمايد

- خودرا براي جلسه بعد آماده نمايد

اعضاء جلسه: مشاركت كننده فعال درجلسات ميباشند.

وظايف اعضاء جلسه:

- به موقع درجلسه حاضر شوند

- به گفته حاضران خوب گوش كنند( هنر شنيدن)

- دربحث ها فعالانه شركت كنند

- هوشمندانه سوال كنند

- واقع بيننانه به مسائل بنگرند

- پيشنهادهاي عملي و سازنده ارائه دهند

- خارج از موضوع بحث صحبت نكنند

- از نظرات درست ديگران به زعم خود حمايت كنند

- تا مطالب  به طور كامل تحليل نشده قضاوت نكنند

- در اداره صحيح و نظم جلسه كمك كنند

- مطالب مهم وكليدي را يادداشت كنند

- با ارزيابي دقيق جلسه به رئيس بازخورد دهند

- تصميماتي را كه مورد توافق قرارگرفته است به مرحله اجرا درآورند

موانع و مشكلاتي كه سبب بي حاصلي جلسه ها مي شود:

- نداشتن برنامه كار

- غيبت افراد اصلي

- آماده نبودن شركت كنندگان درجلسه

- رئيس جلسه سلطه جو

- انحصار طلبي هاي اعضاء درجلسه

- برخوردهاي شخصي

- نداشتن تسهيلات و امكانات

- ايجاد وقفه به لحاظ عوامل بروني

- تصميم نگرفتن و به نتيجه نرسيدن

- هدر دادن هزينه ها بصورت نامرئي

- تبديل جلسات به كانون قدرت و قدرت طلبي

توصيه هايي براي اثر بخشي جلسات:

- اهداف جلسه مشخص باشد

- تنظيم دستورجلسه

- محدوديت شركت كنندگان درجلسه

- تمركز محور بر موضوعات مورد بحث

- وقت شناس بودن

- تعيين زمان اتمام جلسه

- اجرا جلسه بدون وقفه

- انتخاب مكان مناسب جلسه

- جمع بندي و نتيجه گيري نهائي

- تعيين وقت جلسه بعدي

منبع:زهرا موسوي – پروين كرملو