اصول حاکم بر اداره جلسات

نکاتی برای اداره ی جلسات مدیریتی

مقدمه:

کلید موفقیت رهبران تحول گرا در توانمند کردن دیگران است. رهبران تحول گرا آنهایی هستند که کارکنان عادی را به سطوح بالای بالای عملکرد ارتقا میدهند نقش مدیریت برتر مانند یک کاتالیزور است خودش مستقیما در واکنش شرکت ندار بلکه باعث ترکیب مواد با یکدیگر میشود رهبر تحول گرا نیز کاری میکند که کارکنان به نحوی بهتر با یکدیگر همکاری کنندتلاش شده است تا در این نوشتار به صورت اختصار به تبیین " اصول حاکم بر اداره جلسات" بپردازیم و اهم اقداماتی که لازم است به آن توجه شود، ذکر گردد امید است مفید واقع شود.

اصول حاکم بر اداره جلسات

اصل اول:

تعیین هدف از برگزاری جلسه.

اصل دوم:

عناوین دستور جلسه

اصل سوم:

زمان برگزاری را با عبارتهای زیر اعلام کنید:

روز و تاریخ برگزاری جلسه

ساعت شروع .

ساعت خاتمه

مدت جلسه

اصل چهارم:

 مدت زمان برگزاری جلسه را متناسب با عناوین آن و زمان لازم برای بررسی و تصمیم گیری و اخذ نتیجه تعیین کنید.

مدت جلسه = مدت زمان بررسی + تصمیم گیری و اخذ نتیجه متناسب با موضوع تعین شده!

نکته: جلسه را دقیقا طبق جدول زمانبندی اجرا و مدیریت کنید.

اصل پنجم:

اطلاعات مورد نیاز برای حضور فعال شرکت کنندگان رو قبلا به آنان اعلام کنید.

نکته: اعلام موضوعات و زمان برگزاری جلسه باید به گونه ای باشد که مدعوین بتوانند درباره آنها بیاندیشندو مطالب خویش را آماده ارائه کنند.

اصل ششم:

 اسامی شرکت کنندگان و ارتباط آنها با دستور جلسه را مشخص کنید.

به عبارت دیگر لازم است مدعوین از تبادل اطلاعات در جلسه و سخنرانان و مطالب آنها آگاهی یابند.

اصل هفتم:

خود و یا فردی ذی صلاح را برای اعلام اطلاعات مورد نیاز برای طرح موضوع در ابتدای جلسه آماده کنید.

نکته1: توانایی ایجاد ارتباط با دیگران مهمتریم مهارت شما میباشد. شاید بتان گفت بجسته ترین کاری که انجام میدهید حل مسائل و تصمیم گیری میباشد.چه به تنهایی و چه به کمک دیگران!

نکته2: در آغاز جلسه این پرسش را مطرح کنید. " مساله دقیقا چیست؟" واضح بودن مساله یا موضوع 50% راه حل است. مساله باید برای تمامی شرکت کنندگان در جلسه کاملا روشن باشد تا تک تک افراد بتوانند د رحل آن مشارکت داشته باشند.

اصل هشتم:

وفاداری خود و دیگران به دستور جلسه و پرهیز از حاشیه ها را در دستور کار خود و دیگران قرار دهید.

اصل نهم:

مسیر حرکت جلسه را طبق دستور جلسه هدایت و کنترل کنید.

نکته: هنگام بحث در مورد مساله یا موضوع از به حاشیه رفتن مباحث جلوگیری کنیدو همواره به آینده فکر کنید و از شرکت کنندگان بپرسید که" از این به بعد چه باید کرد؟" و چه انتخابهایی برای آینده داریم؟ بسیاری از جلسات که برای حل مشکلات تشکیل میشوند ، مدیریت جلسه طوری است که که سرانجام به تمرکز اعضا روی وقایع گذشته منجر میشود و این که چه کسی مقصر است! د رجلسات بررسی مشکلات سازمان، یک مدیر کار آمد روی این موضوع تمرکز میکند که افراد و سازمان به چه سمتی حرکت میکند و در آینده چه اتفاقاتی روی خواهد داد.

گذشته از کنترل ما خارج است و آینده تنها طرف معامله است که میشود برای آن برنامه ریزی کرد و روی آن کنترل داشت.

اصل دهم:

 به دیگران فصت ابراز نظر بدهید.

نکته1: در حل مسائل صحبت کردن درباره راه حل به جای حرف زدن درباره مساله نکته اساسی است. این وظیفه شماست که توجه حاضرین در جلسه را به سمت راه حلهای ممکن معطوف کنید و نگذارید بحث فقط به آنچه که اتفاق افتاده محدود شود.

نکته2: گقتگو درباره راه حل ماهیتا ثبت، پویا و خلاقیت بر انگیز است. در حالی که بحث صرف درباره مشکل دلسر کننده است و خلاقیت را محدود می کند. وقتی گفتگو فقط روی مشکل متمرکز میشود،هرکس فقط به دفاع از خود فکر میکند و این که چگونه میتواند خود را تبرئه کند. در چنین وضعیتی افراد نمیتوانند به راه حل فکر کنند.

اصل یازدهم:

شرکت کنندگانی را که به همه چیز معترض هستند و با مطرح نمودن موضوعات بیهوده حق ابراز نظر دیگران را از بین میبرند، کاملا کنترل نمایید.